PRIVACYVERKLARING
Baptistengemeente De Ark te Assen
N.B. Deze privacyverklaring is met toestemming grotendeels overgenomen van het model privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland.
OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Voor de Baptistengemeente De Ark te Assen is privacy en een veilige omgeving van groot belang.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de gemeente is.
OVER DE BAPTISTENGEMEENTE DE ARK
De organisatie van de Baptistengemeente De Ark te Assen is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken en gemeenten om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen onze gemeente is iedereen die op basis van zijn/haar kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse organisatorische en beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN DE GEMEENTE
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij een coördinator gegevensbescherming.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen, kunt u contact opnemen met de coördinator gegevensbescherming, Email: administratie@bgdeark.nl
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld.
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente.
VERWERKINGEN VANWEGE DE LEDENADMINISTRATIE
De Baptistengemeente De Ark te Assen in een zelfstandige gemeente en voert zijn eigen ledenadministratie. Slechts de gegevens van belangrijke contactpersonen worden (na expliciete toestemming) gedeeld met andere Baptistengemeenten.
Hieronder staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
LEDENADMINISTRATIE
Situatie
De gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie. Detail gegevens zijn opgeslagen in een Excel spreadsheet (LVA = Leden en Vrienden Administratie). Deze gegevens worden aangeleverd door de leden / vrienden zelf d.m.v. een FPG (Formulier Persoonlijke Gegevens) en worden geregistreerd en beheerd door de Administrateur van de gemeente (email: administratie@bgdeark.nl).
Daarnaast is er een elektronisch systeem waarbij leden / vrienden zelf verantwoordelijk zijn voor de administratieve handelingen in het systeem om data toe te voegen en te actualiseren.
Leden / vrienden bepalen zelf welke gegevens ze in het systeem beschikbaar stellen en welk privacy-niveau ze er aan toekennen.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing kunnen de volgende persoonsgegevens worden geregistreerd:
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of; ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE PLAATSELIJKE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat hieronder om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Situatie
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden en vrienden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft, om betrokkenen op de hoogte te brengen van de activiteiten van de gemeente. De nieuwsbrief “WeekContact” wordt wekelijks (zaterdag 10:00 uur) verstuurd naar iedereen die zich hiervoor heeft aangemeld. Het informatie bulletin “ArkInfo” wordt ad-hoc naar alle leden / vrienden verstuurd. Voor het verzenden van zowel de nieuwsbrief als het informatie bulletin, wordt het medium mailchimp gebruikt.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.
Situatie
Er worden in de nieuwsbrief en het informatie bulletin gegevens van zieke personen vermeld.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Situatie
Er worden, op ad-hoc basis, diverse mailingen met informatie, zoals: uitnodigingen voor een Algemene Leden Vergadering of een bijzondere dienst (incl. flyers) en overlijdensberichten (incl. rouwkaart) verstuurd naar alle leden en vrienden van de gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.
Situatie
Via het medium kerkSPOT kunnen aangemelde leden en vrienden van de gemeente de adresgegevens van elkaar inzien. Ieder lid en vriend kan hier, per eigen gegeven, toestemming voor geven.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een adressenlijst heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Situatie
Via het medium kerkbezoekplanner.nl kunnen leden en vrienden van de gemeente zich opgeven voor het bezoeken van een fysieke kerkdienst (tijdelijk in Coronatijd).
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.
Welke gegevens zijn er bij betrokken:
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Situatie
Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd met en zonder beeld (beperkt tot de overdenking). In de opnames worden geen namen genoemd. (opnames worden achteraf geredigeerd) Over bijzondere diensten (rouw-, trouw- en doopdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen, geluidsopnames en de verwerking van die registratie.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag.
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken, plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Situatie
Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over het apparaat van) de bezoeker.
Welke gegevens zijn er bij betrokken:
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
Situatie
Op onze website staan foto’s van functionarissen, oudsten of medewerkers van de gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Op onze website staan foto’s van bezoekers van de gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.
Situatie
Op onze website staan functionarissen van de gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Gemeenteleden worden door de taakgroep leider financiën aangeschreven.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen, verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
Situatie
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. Hulpaanvragen komen binnen via een: telefoon, e-mail, de website, brief of een gespreksverslag.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
In de administratie worden opgenomen:
Grondslag
De gemeente en de diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.
BEWAARTERMIJN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden en vrienden bewaren we in ieder geval zolang zij lid / vriend zijn. Bij uitschrijving gaan de gegevens naar een historisch archief. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
GOOGLE ANALYTICS
De website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.
Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
BIJLAGE 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.